Docline

Je vhodný pre jednotlivcov, ale svoje uplatnenie nájde aj u menších tímov a pracovných skupín. Zavedením tohto systému sa zníži riziko straty dokumentov, podporí sa automatizácia firemných procesov a zabezpečia sa konzistentné informácie prístupné v reálnom čase.

Centralizácia

Docline poskytuje bezpečné prostredie prostredníctvom konceptu centrálneho úložiska. Centrálne úložisko je zložené z dvoch častí, file systému, kde sú uložené všetky súbory spolu s históriou zmien a druhú časť tvorí  SQL databáza, kde sú uložené všetky údaje a metadáta súborov. Systém pracuje na princípe klient – server. Serverovú časť tvorí konzola s administrátorskými funkciami, konfiguračné prostredie a licenčný server. Na sprístupnenie uložených dát v centrálnom úložišti užívateľom slúži klientská aplikácia. Pístupy sú riadené na základe práv a rolí užívateľov.

Adresárová štruktúra

Pevná adresárová štruktúra je základným kameňom dobrej konfigurácie. Udáva akým spôsobom sa dokumenty v úložišti budú ukladať. Návrh štruktúry je veľmi kľúčový a musí sa dobre zvážiť. Musí byť kompromisom medzi komplexnosťou a prehľadnosťou. Musí rátať s uložením rôznych typov dokumentov s rôznym obsahom a musí zostať prehľadný.

Adresárové typy

Adresárový typ určuje o aký typ adresára sa jedná a aké ďalšie údaje alebo informácie mu budú priradené. Napríklad adresárový typ „Zákazka“ si môže niesť ďalšie informácie týkajúce sa tejto zákazky, o svojom názve, čísle, lokalite, termíne začatia a ukončenia, harmonograme, kompletné informácie o investorovi a podobne. Tieto informácie sú logicky zgroupované do setov tzv. záložiek. Záložku je teda možné nadefinovať pre adresár zákazky, pričom informácie z nej môžu byť automaticky dedené do ďalších podštruktúr aj v nich vznikajúcich dokumentov.

Dokumentové typy

Dokumenty v centrálnom úložisti je možné zoskupiť do určitých skupín resp. dokumentových typov. Dokumentový typ je akési základné rozdelenie dokumentov podľa ich použitia. Každý dokumentový typ má svoje špecifické črty. Má svoje preddefinované vlastnosti, šablóny, pomenovanie, životné cykly a pod.

Pre lepšie vysvetlenie je tu zopár príkladov :

• Podklady, Pošta, Projekty, Dokumentácia, Ekonomické   
• Korešpondencia, Dokumenty, Fotky, Projekty
• Dopyt, Ponuka, Výkres, Plán, Rozpočet, Špecifikácia, Zoznam, Faktúra, Objednávka, Zmluva, Zápis, Korešpondencia, Podklady
• Cenníky, Certifikáty, Manuály, Objednávky, Ponuky, Prospekty, Reklamácie, Reporty, Servisne listy, Zoznamy

Záložky

Každý dokument uložený v cetrálnom úložisti môže mať so sebou uložené rôzne iné informácie, tzv. metadáta. Metadáta sú uložené na záložkách a sú stále k dispozícii. Pomáhajú k lepšej orientácii a informovanosti o dokumente. Môžu niesť informácie o zákazke, o rozpracovanosti, o spracovateľoch a veľa iných.

Šablóny

Každý dokumentový typ môže mať ľubovoľný počet svojich vlastných šablón a svojich vlastných metadát. Do systému je možné vložiť predpripravené šablóny k jednotlivým dokumentovým typom. Šablóny sú dokumenty majúce už nejaký predpripravený obsah a obsahujú pole pripravené k automatickému vyplňovaniu dát zo systému. Šablóny môžu byť pripravené ako pre obyčajné dokumenty kancelárskeho balíku Office, tak i AutoCAD výkresy. 

Automatické pomenovávanie

Popisuje akým spôsobom bude daný dokumentový typ automaticky systémom pomenovaný. Systém dokáže automaticky vygenerovať poradové číslo dokumentu. Takže nie je možné, že v rámci úložiska vzniknú dva dokumenty s rovnakým názvom

Workflow

Workflow alebo životný cyklus dokumentu sa viaže na jednotlivé dokumentové typy v systéme. Ku každému dokumentovému typu v systéme je možné priradiť workflow. Na výber je z viacerých možností ako je základný, skrátený, štandardný prípadne iný nakongigurovaný podľa vlastných predstáv a požiadaviek.

Správa revizií

Každá nová zmena obsahu dokumentu po jeho schválení resp. po začatí nového životného cyklu je považovaná za novú revíziu dokumentu. Každá nová zmena alebo znovu rozpracovanie dokumentu už raz dokončeného workflow resp. po začatí nového životného cyklu spôsobí navýšenie revízie. Možnosti zápisu revizií sú v systéme dve a to možnosť zápisu revízií v číselnej podobe (1,2,3,…) alebo v podobe písmen (A, B, C,…)

Integrácia

Docline sa po nainštalovaní zaintegruje do operačného systému Microsoft Windows. Prvou integráciou je otváracie a ukladacie dialógové okno. Týmto dovolí všetkým programom, ktoré používajú štandardné Windows dialógové okno otvoriť alebo uložiť dokument z alebo do centrálneho úložišťa.

Všetky dáta, uložené na záložkách je možné obojstranne synchronizovať s obsahom dokumentu. Môže to byť obsah dokumentu Word, tabuľka Excelu alebo rohové razítko výkresu. V praxi to znamená, že niektoré často používané metadáta (napr. o zákazke, o investorovi) nemusíte pri vytváraní nových dokumentov opätovne zadávať, pretože sa môžu automaticky načítavať zo záložky vytváraného dokumentu.

Práva a role

Užívateľom prípadne užívateľským skupinám je možné prodeliť plne konfigurovateľné prístupové role s množstvom práv. Práva sú pridelené k jednotlivým dokumentovým typom a typovým zložkám.